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Organização do escritório: 8 opções de ferramentas para ter como aliadas no dia a dia da empresa

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| Organização da Casa

Organização é algo indispensável para quem deseja ser mais produtivo e alcançar resultados mais satisfatórios. Principalmente se você tem um negócio e deseja que ele prospere e seja administrado corretamente

 

Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Separamos aqui 8 opções de ferramentas para organização do escritório:

  1. Trello
  2. Pipefy
  3. Google Drive
  4. Asana
  5. ContaAzul
  6. Agendor
  7. Slack
  8. Todoist

Essas ferramentas de automação de processos online, muitas delas gratuitas, podem ser usadas de onde você estiver, por meio de um computador ou até mesmo de seu celular.

Continue a leitura e saiba que aplicativos podem ajudar você e sua equipe a render mais no trabalho.

8 dicas de aplicativos para ajudar a melhorar a organização do escritório

Anotar tudo em agendas ou cadenetas s não exatamente a maneira mais fácil de administrar um negócio. Hoje, com a transformação digital nas empresas, a tecnologia tornou a vida de empreendedores e gestores muito simples e prática.

Veja como aproveitar um pouco de tudo isso com estes aplicativos online.

 

1. Trello

O Trello é uma das melhores ferramentas para organização de equipes e projetos. Baseado na metodologia japonesa Kanban, o Trello permite gerenciar as tarefas em um painel que as divide em “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”.

A partir que as tarefas concluídas, os cartões utilizados para representá-las são movidos de uma coluna para outra.

É possível anexar arquivos e inserir comentário em cada card, o que ajuda também a promover a colaboração entre os membros da equipe.

O Trello está disponível para desktop e para a versão mobile.

Logomarca trello (Imagem:logosmarcas.net / Reprodução)

 

2. Pipefy

O Pipefy é uma ferramenta que tem como principal proposta automatizar o fluxo e a gestão de processos, o chamado workflow. Por meio dele, é possível ter maior controle sobre o volume de solicitações recebidas e sobre os prazos de entregas.

Tarefas repetitivas do workflow e que tomam muito tempo dos colaboradores passam a ser executadas automaticamente pelo Pipefy, permitindo que as equipe se dediquem mais ao que gera maior valor para o cliente.

Além disso, o Pipefy permite que sejam feitas integrações com outras ferramentas que já fazem parte do cotidiano do escritório.

Logomarca pipefy (Imagem: M2mitsolutions / Reprodução)

3. Google Drive

O Google Drive é uma ferramenta de automação de escritório bastante conhecida e também muito útil para a organização do escritório. Por meio dessa plataforma de armazenamento na nuvem, é possível criar e compartilhar pastas com arquivos de diferentes formatos.

Dessa forma, organiza-se documentos e projetos por equipe, clientes, data etc. O compartilhamento é feito a partir do envio de um link.

Na versão gratuita, o limite de armazenamento é de 15 GB.

Logomarca google drive (Imagem:logosmarcas.net / Reprodução)

4. Asana

O Asana também é uma ferramenta boa ferramenta de organização. Com ela, é possível estruturar os fluxos de trabalho de maneira personalizada, que faça sentido para você e sua equipe.

Nessa plataforma, dá para acompanhar cada etapa de um projeto e deixar todos os envolvidos devidamente alinhados com o objetivo final.

Logomarca asana (Imagem: asana / Reprodução)

 

5. ContaAzul

Se o seu foco é a organização financeira do escritório, então o ContaAzul é uma excelente opção de ferramenta.

Voltado para empresas de pequeno e médio porte, o ContaAzul ajuda a organizar suas contas e a manter o fluxo de caixa sob controle.

Totalmente online, o software financeiro ContaAzul gera automaticamente diferentes tipos de relatórios, permitindo que você analise e compreenda com clareza as finanças da sua empresa.

 

6. Agendor

Caso você você queira organizar melhor os dados e as informações sobre os seus clientes, então você precisa de uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management) como o Agendor.

Esse software especializado coleta, armazena e organiza o histórico de relacionamento e interações entre a empresa e cada um de seus clientes. Isso permite uma abordagem mais personalizada e favorece o controle sobre as etapas do funil de vendas.

 

7. Slack

A organização do escritório também passa pela eficiência da comunicação interna. Se colaboradores e gestores não se comunicam bem entre si, os processos e fluxos tendem a ficar mais confusos e desorganizados.

Nesse sentido, o Slack pode ajudar bastante. A plataforma serve como um espaço para criar grupos de conversa, compartilhar arquivos, postar comunicados, fazer o controle de agenda coletiva, fazer videoconferências e vários outros recursos.

 

8. Todoist

O Todoist é um gerenciador de tarefas que ajuda você e sua equipe a organizarem os afazeres cotidianos.

A plataforma permite segmentar as tarefas por assunto e estabelecer aquelas com maior urgência e que merecem prioridade.

Além disso, o Todoist possibilita acompanhar o seu desempenho a partir de gráficos de produtividades.

E mais: o Todoist possui um recurso de geolocalização que emite um alerta quando você passa perto de um local onde algo precisa ser feito.

DICA EXTRA: software de automação de notas fiscais

 

A emissão de notas fiscais fica muito mais fácil com a ajuda de um software especializado, como o NFe.io.

Com ele, além de emitir as notas, você conta com outras funcionalidades, como armazenamento das notas na nuvem, reenvio automático sempre que o site da prefeitura estiver fora do ar, uso de mais de um CNPJ sem sair do sistema e muito mais.

Essas foram as nossas 8 dicas de ferramentas para organização do escritório. Qual delas te interessou mais?

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.