Organização é algo indispensável para quem deseja ser mais produtivo e alcançar resultados mais satisfatórios. Principalmente se você tem um negócio e deseja que ele prospere e seja administrado corretamente
Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Separamos aqui 8 opções de ferramentas para organização do escritório:
- Trello
- Pipefy
- Google Drive
- Asana
- ContaAzul
- Agendor
- Slack
- Todoist
Essas ferramentas de automação de processos online, muitas delas gratuitas, podem ser usadas de onde você estiver, por meio de um computador ou até mesmo de seu celular.
Continue a leitura e saiba que aplicativos podem ajudar você e sua equipe a render mais no trabalho.
8 dicas de aplicativos para ajudar a melhorar a organização do escritório
Anotar tudo em agendas ou cadenetas s não exatamente a maneira mais fácil de administrar um negócio. Hoje, com a transformação digital nas empresas, a tecnologia tornou a vida de empreendedores e gestores muito simples e prática.
Veja como aproveitar um pouco de tudo isso com estes aplicativos online.
1. Trello
O Trello é uma das melhores ferramentas para organização de equipes e projetos. Baseado na metodologia japonesa Kanban, o Trello permite gerenciar as tarefas em um painel que as divide em “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”.
A partir que as tarefas concluídas, os cartões utilizados para representá-las são movidos de uma coluna para outra.
É possível anexar arquivos e inserir comentário em cada card, o que ajuda também a promover a colaboração entre os membros da equipe.
O Trello está disponível para desktop e para a versão mobile.
Logomarca trello (Imagem:logosmarcas.net / Reprodução)
2. Pipefy
O Pipefy é uma ferramenta que tem como principal proposta automatizar o fluxo e a gestão de processos, o chamado workflow. Por meio dele, é possível ter maior controle sobre o volume de solicitações recebidas e sobre os prazos de entregas.
Tarefas repetitivas do workflow e que tomam muito tempo dos colaboradores passam a ser executadas automaticamente pelo Pipefy, permitindo que as equipe se dediquem mais ao que gera maior valor para o cliente.
Além disso, o Pipefy permite que sejam feitas integrações com outras ferramentas que já fazem parte do cotidiano do escritório.
Logomarca pipefy (Imagem: M2mitsolutions / Reprodução)
3. Google Drive
O Google Drive é uma ferramenta de automação de escritório bastante conhecida e também muito útil para a organização do escritório. Por meio dessa plataforma de armazenamento na nuvem, é possível criar e compartilhar pastas com arquivos de diferentes formatos.
Dessa forma, organiza-se documentos e projetos por equipe, clientes, data etc. O compartilhamento é feito a partir do envio de um link.
Na versão gratuita, o limite de armazenamento é de 15 GB.
Logomarca google drive (Imagem:logosmarcas.net / Reprodução)
4. Asana
O Asana também é uma ferramenta boa ferramenta de organização. Com ela, é possível estruturar os fluxos de trabalho de maneira personalizada, que faça sentido para você e sua equipe.
Nessa plataforma, dá para acompanhar cada etapa de um projeto e deixar todos os envolvidos devidamente alinhados com o objetivo final.
Logomarca asana (Imagem: asana / Reprodução)
5. ContaAzul
Se o seu foco é a organização financeira do escritório, então o ContaAzul é uma excelente opção de ferramenta.
Voltado para empresas de pequeno e médio porte, o ContaAzul ajuda a organizar suas contas e a manter o fluxo de caixa sob controle.
Totalmente online, o software financeiro ContaAzul gera automaticamente diferentes tipos de relatórios, permitindo que você analise e compreenda com clareza as finanças da sua empresa.
6. Agendor
Caso você você queira organizar melhor os dados e as informações sobre os seus clientes, então você precisa de uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management) como o Agendor.
Esse software especializado coleta, armazena e organiza o histórico de relacionamento e interações entre a empresa e cada um de seus clientes. Isso permite uma abordagem mais personalizada e favorece o controle sobre as etapas do funil de vendas.
7. Slack
A organização do escritório também passa pela eficiência da comunicação interna. Se colaboradores e gestores não se comunicam bem entre si, os processos e fluxos tendem a ficar mais confusos e desorganizados.
Nesse sentido, o Slack pode ajudar bastante. A plataforma serve como um espaço para criar grupos de conversa, compartilhar arquivos, postar comunicados, fazer o controle de agenda coletiva, fazer videoconferências e vários outros recursos.
8. Todoist
O Todoist é um gerenciador de tarefas que ajuda você e sua equipe a organizarem os afazeres cotidianos.
A plataforma permite segmentar as tarefas por assunto e estabelecer aquelas com maior urgência e que merecem prioridade.
Além disso, o Todoist possibilita acompanhar o seu desempenho a partir de gráficos de produtividades.
E mais: o Todoist possui um recurso de geolocalização que emite um alerta quando você passa perto de um local onde algo precisa ser feito.
DICA EXTRA: software de automação de notas fiscais
A emissão de notas fiscais fica muito mais fácil com a ajuda de um software especializado, como o NFe.io.
Com ele, além de emitir as notas, você conta com outras funcionalidades, como armazenamento das notas na nuvem, reenvio automático sempre que o site da prefeitura estiver fora do ar, uso de mais de um CNPJ sem sair do sistema e muito mais.
Essas foram as nossas 8 dicas de ferramentas para organização do escritório. Qual delas te interessou mais?
Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.